Gastbeitrag: Die Pflege der Beschaffungs-Stammdaten für die Bestandsoptimierung von Ersatzteilen

Kennzeichen der meisten Ersatzteile ist deren geringe Gängigkeit. Das heißt nicht nur, dass in der Regel die Nachfrage selten ist. Auch die gesamte Stückzahl pro Jahr liegt häufig unter 10. Selbst in großen Ersatzteil-Organisationen machen Bedarfe von nur einem Stück in 12 Monaten gerne 40 Prozent aller verkauften Ersatzteil-Nummern aus. Damit rücken neben der Auswahl eines Bestellverfahrens und der durch LAKOR berechenbaren Mindestbestände auch die Bestellparameter in den Vordergrund. Denn eines ist schnell klar: Eine Mindestbestellmenge von 50 Stück verträgt sich nicht gut mit einem jährlichen Bedarf von 2 Stück.

Allerdings handelt es sich in der Disposition nicht nur um einen zu pflegenden Parameter. Außerdem geht es noch um Lieferzeiten, Wareneingangsbearbeitungszeiten, feste Losgrößen und so weiter.
Erschwerend kommt hinzu, dass für die meisten Ersatzteile nur eine Verbrauchshistorie vorliegt, die mehrere Jahre alt ist. Trotzdem besteht auch für die davon betroffenen Maschinen und Anlagen so etwas wie eine Liefernotwendigkeit. Also sprechen wir schnell über eine 5- oder 6-stellige Zahl an Materialnummern. Diese wollen im Sinne einer Bestandsoptimierung gepflegt sein. Händisch funktioniert das wohl kaum.

Um dem zu begegnen helfen drei Ansätze:
• Selektion nach Pareto
• Klassifizierung nach Relevanz
• Möglichkeit zur Massendaten-Pflege

Im Folgenden betrachten wir diese Ansätze zur Verbesserung der Datenpflege einzeln.

Selektion nach Pareto
Grundsätzlich macht es Sinn, jedes Vorhaben im Sinn einer Pareto-Analyse vor Perfektion zu schützen. Denn wenn 20 % des Aufwands für 80 % des Ergebnisses ausreichen, dann bietet gerade die Datenpflege von Ersatzteilen hierfür einen guten Nährboden. Doch was lässt sich einfach als Kriterium anwenden? Natürlich ist dies vom konkreten Anwendungsfall abhängig.
Nehmen wir daher ein Beispiel:
Wenn die Maschinen-Population bekannt ist, werden oft die noch im Markt befindlichen Baureihen betrachtet. Ersatzteile für sehr alte Maschinen fallen dann in die Kategorie „nicht wichtig“. Das gilt ganz besonders, wenn von einer solchen Baureihe nur wenige Exemplare in Betrieb sind. Andersherum sollten aktuelle Versionen umfangreicher durchgepflegt werden. Ein ähnlicher Ansatzpunkt ist die Ausfall-Wahrscheinlichkeit eines Maschinentyps. Die kann sich zwar im Laufe der Zeit ändern. Aber wenn aktuell praktisch nie Ausfälle auftreten, warum sollten die zugehörigen, ungängigen Ersatzteile gerade jetzt gepflegt werden?

Klassifizierung nach Relevanz
Die Grund-Idee ist einfach: es gibt Komponenten, die gehen nie kaputt. Und wenn sie doch einmal ausgetauscht werden müssen, muss es nicht sofort sein. In diesen Fällen darf lediglich nicht vollautomatisch bestellt werden. Denn per Definition sind sie von einer Datenpflege ausgeschlossen. Das Gegenteil davon stellen sogenannte funktionskritischen Ersatzteile dar. Fallen diese aus, steht sofort eine Maschine oder Anlage. Hier steht eine Datenpflege an, weil zum Beispiel eine Lieferantensuche nach Auftragseingang zu viel Zeit kosten kann. In ein ganz anderes Raster fallen Normteile. Diese sind sofort beschaffbar. Auch gibt es eine Fülle alternativer Lieferanten. Allerdings wird diese Auswahl kleiner, wenn es um die Stückzahl 1 geht. Denn eine Bestandsoptimierung kann nicht darin bestehen, 500 Schrauben zu kaufen, wenn der Kunde nur 2 benötigt. In einem solchen Fall ist der Einkauf gut beraten, 2 sehr teure Schrauben zu kaufen. Sonst steht über kurz oder lang eine Wertberichtigung an. Manchmal kostet die Lagerhaltung schon nach kurzer Zeit mehr, als es die Normteile wert sind.

Möglichkeit zur Massendaten-Pflege
Betrachten wir die Extreme Normteile und Zeichnungsteile. Es sollte einleuchten, dass ein Schraubenlieferant auch zu einer sehr umfangreichen Excel-Liste schnell Preise, Lieferzeiten und Packungsgrößen liefern kann. Das setzt lediglich voraus, dass die Anfrage auch die Norm-Bezeichnungen enthält. Ähnliches gilt für Komponenten-Hersteller. Enthält eine Massen-Anfrage die Artikelnummern aus dem Katalog, dann sollte es schnell gehen. In beiden Konstellationen beschränkt sich in der Folge die Datenpflege der Beschaffungs-Stammdaten auf einen Upload in das ERP-System. Es dürfte leicht ersichtlich sein, dass dieses Vorgehen bei Zeichnungsteilen nicht zum Ziel führt.

Cluster zur Priorisierung der Datenpflege nutzen
Die oben genannten Kategorien und deren Parameter müssen sich im ERP wiederfinden. Deshalb muss deren Pflege so einfach wie möglich sein. Komplizierte oder mehrstufige Klassifizierungen werden letztlich genauso wenig gepflegt, wie der Rest der Ersatzteil-Stammdaten. Damit wäre also nichts gewonnen. Einmal vorhanden erleichtern sie allerdings eine strukturierte Datenpflege enorm. Da durch eine verbesserte Datenlage die Zahl der ad hoc Beschaffungen zurückgeht, gewinnt die Ersatzteil-Disposition Zeit. Zeit, die genutzt werden kann für weitere Aktionen der Bestandsoptimierung. Denn eines sollte immer präsent sein: Kunden kaufen Ersatzteile bei Ihrem Lieferanten vor allem dann, wenn die „richtigen“ Teile verfügbar sind. Dann spielt selbst der Preis eine nachrangige Rolle.

Dieser Gastbeitrag wurde von Dipl.-Ing. Andreas Noll von der Unternehmensberatung no-stop.de erstellt. Seit 2017 berät Andreas Noll vor allem mittelständische Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Die Unternehmensberatung no-stop.de konzentriert sich ganz auf Unternehmen des Maschinenbaus in Fragen der Ersatzteil-Logistik und auch des Ersatzteil-Marketings. Daher gehört Werbung für und das Pricing von Ersatzteilen ebenso zum Angebots-Umfang.

Sie erreichen Andreas Noll telefonisch unter +49 160 581 9713 oder per Mail unter Andreas.Noll@no-stop.de.

Mehr Infos finden Sie außerdem unter: https://no-stop.de/beschaffungsmanagement-in-der-ersatzteildisposition/

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